PATR003 - Система управления документами
Дисциплина: Личные помощники и администраторы
Уровень курса: Базовый
О чем этот курс?
Документооборот или управление документами — это организационная практика, которая гарантирует передачу нужной информации нужным людям в нужное время. Те, кто хочет заниматься этой профессией, как правило, проходят обучение, сертификацию и профессиональную подготовку для получения необходимых знаний и опыта, чтобы стать эффективными специалистом по документообороту.
Этот практический курс поможет Вам обеспечить соответствие отраслевым нормам и укрепить управление качеством в Вашей организации, а также поможет в создании условий для внедрения собственных процедур управления документами, в том числе картирование производственного процесса, сопоставление и внесение изменений. Вы также узнаете, как поддерживать инфраструктуру документооборота и распространять контрольные документы, чтобы они были актуальными и доступными для всех отделов.
Для кого этот курс?
Опытные специалисты в области администрирования, в том числе ответственные секретари, административные помощники, секретари, специалисты по документообороту или другой административный вспомогательный персонал, которому необходимо повысить свои навыки управления документами, чтобы они могли лучше обеспечивать работу своей организации и продвигаться по карьерной лестнице.
Чему Вы научитесь?
- Построить систему управления документами, которая удовлетворяет Ваши требования к обеспечению качества
- Контролировать документ на протяжении всего его жизненного цикла, от создания до удаления
- Создавать руководящие принципы для обеспечения согласованного внешнего вида документов, нотации и обращения
- Создавать стандарты для обеспечения целостности Вашей системы управления документами, а также обеспечить доступность документации для аудиторов
Программа курса
1. Принципы управления информацией
- Организация: Каким образом осуществляется управление Вашей документаций на данный момент
- Определения: Понимание того, что означают информационные понятия
- Управление документами и ведение документации: Сходства и различия
- Ваша организация (тип, структура, культура, процедуры)
- Определение информационных целей для организации
2. Процесс управления документами
- Определение цели
- Что необходимо включить
- Специфические особенности управления документами
- Специфические особенности ведения документации
- Идентификация документов и записей
- Особо важная информация, документы и записи
- Электронные и физические форматы
- Хранение записей
3. Характеристики процесса управления документами
- Планы файлов
- Сохранение и распоряжение (законы, положения, стандарты и бизнес-требования, разработка графика хранения)
- Конфиденциальность и защита (прозрачность, целостность, безопасность)
- Бизнес архив, хронологический архив и архив для хранения
4. Роли и ответственность, владение информацией
- Психология систематизации
- Возможность учета
- Коммуникации и сотрудничество
- Создание сообщения управления информацией
- Передача знаний
- Создание благоприятных условий и указания от высшего руководства
5. Разработка плана действий
- Разработка плана по управлению документами и записями
- Написание политики и руководства
- Журнал информационных активов
- План управления документами и ведения документации
- Управление изменениями
- Риск и восстановление: Предотвращение стихийных бедствий и планирование непрерывности
- Создание плана действий
Предварительные требования
- Базовые знания и навыки в управлении документами
Доступные форматы
- Под руководством инструктора онлайн
Источник: https://tecedu.academy/ru/courses/PATR003