Помощник-референт как ценный многозадачный специалист: его обязанности и навыки

3 0
0

Руководители организаций должны контролировать рабочие процессы и ведение документации, управлять командой, заниматься стратегическим планированием. Самостоятельно справиться с таким объемом работы сложно. Чтобы освободиться от выполнения рутинных рабочих задач и сэкономить ценное время, их делегируют помощнику-референту

Руководители организаций должны контролировать рабочие процессы и ведение документации, управлять командой, заниматься стратегическим планированием. Самостоятельно справиться с таким объемом работы сложно. Чтобы освободиться от выполнения рутинных рабочих задач и сэкономить ценное время, их делегируют помощнику-референту. Это востребованный офисный специалист, который выполняет огромный спектр организационных и коммуникативных задач. Его называют «универсальным солдатом», потому что он может организовать бизнес-встречу, подготовить документацию, забронировать билеты в командировку или путешествие и выполнить массу других рабочих поручений.

Что должен уметь помощник-референт?

Помощник-референт должен:

  • разбирать и сортировать поступающие письменные уведомления и корреспонденцию;
  • отвечать на звонки, поступающие через телефоны и мессенджеры;
  • собирать и готовить информацию для телефонных переговоров;
  • вести учет и подготавливать ответы на поступающие письма;
  • составлять рабочий график руководителя с учетом предварительно запланированных событий;
  • контролировать правильность составления и качество подготовки документов;
  • принимать, сортировать, регистрировать поступающие на подписание руководителем документы;
  • вести прием посетителей, содействовать скорейшему рассмотрению предложений и просьб сотрудников;
  • обеспечивать рабочие места руководителей необходимыми канцелярскими принадлежностями и средствами оргтехники;
  • подготавливать совещания, заседания и другие деловые встречи (например, собирать необходимые материалы и документы;
  • информировать руководителей и других заинтересованных лиц о запланированных встречах и других важных мероприятиях;
  • вести и оформлять протоколы совещаний;
  • выполнять другие рабочие поручения руководителя.

Конкретный список обязанностей помощника-референта зависит от размера организации, корпоративных стандартов и стиля руководства. Например, часто в небольших компаниях этому специалисту поручают административно-хозяйственное обеспечение офиса. Дополнительно он может курировать работу менеджеров/водителей/курьеров, даже выполнять функции кадровика. В крупных компаниях эти обязанности могут разделяться между несколькими сотрудниками.

Помощник-референт должен уметь работать в базовых компьютерных программах на уровне уверенного пользователя, применять оргтехнику. Этот специалист должен грамотно говорить и писать. В идеале он должен владеть хотя бы одним иностранным языком, особенно если планирует работать в международных компаниях.

В набор ключевых навыков, которыми должен обладать помощник-референт, входят:

 

 

  • мультизадачность – умение выполнять обширный спектр рабочих дел и поручений и быстро переключаться между ними;
  • коммуникабельность – способность устанавливать контакты и общаться с разными людьми;
  • настройка коммуникационной логистики – умение управлять информационными потоками;
  • проактивность – действовать на опережение, предугадывать потребности руководителя, уметь спрогнозировать развитие событий;
  • тайм-менеджмент – умение управлять временем для достижения максимальной эффективности;
  • сохранять конфиденциальность корпоративной информации;
  • стрессоустойчивость – способность переносить раздражающие ситуации и сохранять эмоциональное спокойствие.

Однако не каждый помощник-референт имеет необходимый комплекс знаний и навыков для работы на этой позиции. Согласно исследованиям HeadHunter, наблюдается нехватка этих специалистов на кадровом рынке России.

Курс «Сертифицированный помощник-референт» разработан для специалистов с опытом работы в области администрирования. Во время обучения научитесь выстраивать рабочие взаимоотношения с руководителями и другими сотрудниками. Вы улучшите навыки составления расписаний, организации и проведения конференций и других мероприятий. На этом курсе повысите личную производительность, научитесь использовать эмоциональный интеллект, прокачаете коммуникативные навыки, узнаете свои профессиональные сильные и слабые стороны для личного совершенствования.

Поделиться

{{ count }} комментариев

Сначала интересные
Сначала новые
Подписки
Рекомендуемые статьи
12 эффективных методов обучения и развития менеджеров
#Новое
6 дней назад
12 эффективных методов обучения и развития менеджеров
75% российских работодателей уверены, что корпоративное обучение – эффективный способ развития требуемых компетенций....
Ключевые показатели эффективности работы менеджеров
#Новое
6 дней назад
Ключевые показатели эффективности работы менеджеров
Объективно оценить работу менеджеров можно на основе показателей эффективности. В этой статье рассмотрим основные...
4 аргумента, чтобы создать кадровый резерв
#Новое
6 дней назад
4 аргумента, чтобы создать кадровый резерв
Чтобы обеспечить бесперебойную работу организации, нужно сформировать кадровый резерв. Это группа специалистов,...