Большие цифры и грубые заметки не имеют большого смысла, если они не оформлены и не представлены персоналом должным образом. Управленческая отчетность помогает достичь именно этого. Без этого руководство компании будет иметь неточные данные, что затрудняет составление плана для достижения бизнес-целей. Сбором, анализом данных занимаются ответственные сотрудники. Поэтому имеет смысл сказать, что полезность управленческой отчетности заключается в том, насколько эффективно она делается. С этой целью важно понять, что делает отчет для руководителей полезным и эффективным.

Принципы правильной подачи информации для принятий решений

Отчет руководителя позволяет принимать точные решения, оставаться сосредоточенным на клиентах и помогает выявлять проблемы для их раннего решения, экономя усилия и время. Однако управленческий отчет бесполезен, если он изобилует ошибками, содержит неполную информацию или представлен неэффективно. Ниже мы расскажем, что делает управленческий отчет эффективным.

Цели отчета

Прежде всего, убедитесь, что ваш отчет имеет четкие цели. Это связано с тем, что руководители и лица, принимающие решения, часто оказываются погруженными в цифры, которые практически не предлагают контекста. Цели важны, и их упоминание в начале будет служить напоминанием о ключевых показателях эффективности, которые отслеживает менеджер.

Включение KPI

Ключевые показатели эффективности играют решающую роль в управленческой отчетности. Помимо помощи в измерении целей и результатов каждого отдела, они также дают четкое представление о том, как работает компания. В итоге менеджер среднего звена может показать, что работает, а что нет в компании.

Визуализация отчета

Необходимо сделать свой управленческий отчет визуально красивым. Можно включить в него визуальные эффекты, например скриншоты, руководства, видео и диаграммы, вы легко сможете это сделать. Обратите внимание на визуальную иерархию, в которой самая важная информация отображается первой, и не забудьте убедиться, что в вашем отчете сразу выделяются важные детали.

Кроме того, выберите размер и стиль шрифта, которые легко читаются. Рассмотрите возможность использования цветов вашего бренда для создания отчета, который не только визуально привлекателен, но и отражает индивидуальность вашего бренда.

Краткая подача информации

Поскольку цель управленческого отчета состоит в том, чтобы объяснить сложные данные простым способом, вам необходимо сделать их четкими и краткими. Избегайте использования сложных слов и жаргона. Подумайте о том, чтобы писать как можно больше текста в пунктах, а не в длинных абзацах. Это поможет вам создать более аккуратный и читаемый управленческий отчет.

Польза отчета для руководителя

Ваш управленческий отчет «должен быть» полезен для вашей аудитории – будь то профессионалы высшего звена, менеджеры или другие заинтересованные лица. В его структуре должны быть рекомендации в дополнение к данным и результатам, чтобы сделать его более ценным. Убедитесь, что каждый бит информации, которую вы включаете в отчет, приносит пользу руководству.

Кроме того, каждый сегмент или слайд, который вы добавляете, должен иметь цель, соответствующую целям аудитории, направляя результаты от гипотез данных к дельным выводам. Подумайте о ролях и обязанностях тех, для кого предназначен отчет, и убедитесь, что вы предлагаете что-то полезное каждому из них.

Не игнорируйте сторителлинг

Истории отлично подходят для передачи вашей точки зрения и поддержания интереса аудитории, и вы также можете использовать их в управленческой отчетности, чтобы объяснить свое мнение и предложить улучшения. Например, вы можете сравнить прошлые данные от продажи оборудования с самой последней информацией, чтобы показать топ-менеджерам, как ваша команда улучшила показатели.

Обратите внимание на одну деталь. Между менеджерами и их командами не должно быть разногласий. В конце концов, общение является ключевым и только поможет в принятии решений. Необходимо привлечь всех сотрудников в процесс управленческого отчета. Эта практика набирает популярность, если предприятие хочет внедрить у себя новую технологию. Если соберете все команды вместе, можно увидеть, какие сферы необходимо развивать, что приведет к более успешному бизнесу.

Как построить управленческий отчет

Ниже мы пошагово разберем, как правильно и грамотно составить управленческий отчет для руководства.

Шаг № 1. Создайте план действий

Следует четко сформулировать свои цели и обозначить задачи. Это поможет кратко и лаконично составить отчет, который будет отражать только сущность, цели и главные достижения фирмы.

Для этого менеджер должен спросить себя:

• Какова «конечная» цель отчета?
• Какие данные необходимо собрать?
• Для какой аудитории вы пишете?
• Как это помогает в принятии решений?

Используйте эти ответы, чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг № 2. Следуйте организованной структуре

Никто не хочет видеть неорганизованный формат, особенно когда речь идет о такой сложной вещи, как управленческий отчет. Итак, определитесь с установленным планом, в котором вся информация будет располагаться логично.

Вот пошаговый процесс, который поможет вам в этом:

• Добавьте заголовок – облегчает быстрое распознавание темы отчета. Убедитесь, что он понятен, лаконичен и способен передать цель отчета. Избегайте слишком длинных или сложных заголовков.
• Включите сводку или обзор – краткое описание отчета, которое включает только самую важную информацию, чтобы читатели могли быстро просмотреть ее и понять важные цели.
• Напишите основную часть – выводы, вспомогательную информацию, статистику и другие факты. Также включите в этот раздел визуальные компоненты, такие как диаграммы, графики, таблицы ментальных карт и т. д., чтобы сделать информацию визуально привлекательной и легкой для понимания.

В конце сделайте вывод. Он должен быть основан на достоверной информации и данных и не должен содержать предвзятых точек зрения.

Шаг № 3. Используйте понятный язык

У руководства плотный график, поэтому вам нужно предложить им управленческий отчет, который легко читать и понимать. Используйте простой язык, короткие, четкие и простые предложения.

Шаг № 4. Вычитка текста

Прежде чем отправлять отчет об управлении, убедитесь, что он не содержит ошибок. Ищите такие проблемы, как орфографические и грамматические ошибки, противоречивые данные и т. д.

Это может показаться долгим процессом – воспользуйтесь специальными программами для создания отчетов и добавьте наглядную документацию, такую как интеллект-карты или пошаговые руководства. Вы также можете добавить таблицы или столбцы, чтобы сравнить цели и результаты вашего бизнеса, чтобы вашим читателям было проще понять, как работает организация.

Вывод

Повторим еще раз. Управленческий отчет позволяет сфокусироваться менеджеру на измерении и отслеживании показателей производительности, эффективности проекта, прочих событий в бизнесе. Все это будет представлено в сжатой форме.

Цель управленческого отчета? Помочь руководству узнать, как работают отделы, что нужно сделать, поменять, какие предпринять дальнейшие действия. С помощью шагов, описанных выше, вы сможете добиться создания эффективного ответа для руководителя.